貸し室業務と申請受付、その他

貸し室業務では、各部屋の利便性を少しでも高められる事と、申請受付業務を少しでも簡便化して行きたいと考えています。

さらに、稼働率向上とまちなか交流の促進のため「その他の利用」目的での貸し室予約を受け入れますが、市民活動団体やボランティアサークルを優先させるため、特段の理由が無ければ、当日から数えて1か月前からの予約受け入れとします。

  1. 電話での空室確認と仮予約の応対
  2. 窓口開設時間の拡大(土、日、祝の日中の時間帯と夜間帯の職員配置)
  3. 「その他の利用者」向けの利用促進(継続)
  4. 市民活動支援用品等の販売とその促進(継続)
  5. お客様向けカラー複合機の提供(継続)
  6. 研修室等の利用申請の簡便化(継続)
  7. 印刷室の利用予約(通年、継続)
  8. 多目的会議室の一部テーブル予約(通年、継続)

-1 電話での空室確認と仮予約の応対

平成26年度までは受付けてこなかった電話での仮予約を認め、ご利用者さんの便宜を図ってきましたが、当年度もこれを続けます。

これにともない複雑化する応対運用ですが、誤記や錯誤に基づく予約重複等が生じないよう、原簿類の運用についても工夫をしてフェイルセイフに努めます。


-2 窓口開設時間の拡大(土、日、祝の日中の時間帯と夜間帯の職員配置)

昨年度と同様、土、日、祝日と夜間帯についても窓口を開設し、359日、毎日12時間を通常開館します。


-3「その他の利用者」向けの利用促進(継続)

3ヶ月前から予約ができる市民活動団体やボランティアサークルによる貸し室予約が、1ヶ月前になっても埋まらなかった場合等に「その他の利用者」の予約受入れを行いますが、その利用促進についてのPRを市内企業等に宛てて実施します。


-4 市民活動支援用品等の販売とその促進(継続)

市民活動を行なったり、そのための会合等を開いたりするにあたって必要となる文具品など、市民活動の支援用品の販売を行ないます。具体的には利用者様よりご要望の多い印刷機用のコピー用紙や封筒類の事務消耗品です。品種品目は別紙の通りとし、在庫を抱えることから販売に伴う利益を含んだ価格にて販売します。


-5 お客様向けカラー複合機の提供(継続)

リコー社製のカラー複合機によりセルフ方式の有償コピーサービスを提供します。白黒コピーと同じ価格で単色カラー、2色カラーをご利用いただけます。

また、登録団体に限定したサービス向上策として、PDF形式のデータ出力に関して規定価格の半額により提供できないか検討し、可能であれば実行します。


-6 研修室等の利用申請の簡便化(継続)

昨年度に引き続き、条例による規定書式である利用申請書および減免申請書について、従来は2枚別々に記載が必要だったものをノンカーボン複写式化と電子化とを図り、申請時の利用団体の手間を軽減します。

電子化したもの(エクセル形式およびPDF形式)は、当センターのホームページからもダウンロードできるように公開しています。


-7印刷室の利用予約(通年、継続)

印刷室(印刷機、紙折り機、丁合い機を配置)の利用を、登録団体に限り最大2時間までで予約できるようにします。電話での受付も可能とします。

また、この予約に伴いホームページ上の館内出来事の紹介コーナーで予約の有無については表示し、その際に団体名を明示(公表)することで、作業に来館される方の便宜を図ります。


-8多目的会議室の一部テーブル予約(通年、継続)

多目的会議室の配置換えに伴い、室内に4〜8人掛けのテーブルの島が3つできる内の1つ(最も窓側の一島)を、登録団体に限り1回あたり最大2時間にて予約できるようにします。電話での受付も可能とします。

ホームページ上の館内出来事の紹介コーナーで予約の有無については表示し、その際に団体名の公表はいたしません。